BAB 1
KONSEP DAN PENGERTIAN
1.1
Pendahuluan
Manajemen proyek kini merupakan keharu san, bukan lagi sekedar pilihan. Ini
berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika
dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerjaan biasa.
Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara benar. Maka
memahami manajemen proyek secara benar sangatlah penting dalam rangka bisa
melaksanakannya.
Pembuatan Jalan Tol Cipularang yang menghubungkan Jakarta Bandung yang
mempersingkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan dengan menggunakan cara
pengelolaan pekerjaan yang berbeda dengan pengelolaan pekerjaan-pekerjaan
reguler.
Contoh pekerjaan proyek yang lain adalah pembuatan suatu corporate plan.
Suatu perusahaan perlu membuat rencana strategis untuk jangka lima tahun ke
depan. Rencana ini sering disebut dengan corporate plan. Untuk itu, perusahaan
tersebut meminta sebuah konsultan untuk membuatnya. Kepada konsultan ini diberi
batasan waktu, biaya dan lingkup pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan.
1.2
Definisi
manajemen proyek
Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan
(knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam
aktifitas aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek.
Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses
manajeman proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan
controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Dalam
pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala-kendala yang
sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project
constraint yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya. Di mana
keseimbangan ketiga konstrain tersebut akan menentukan kualitas suatu proyek.
Perubahan salah satu atau lebih faktor tersebut akan mempengaruhi setidaknya
satu faktor lainnya.
Di sini juga bisa dikemukakan bahwa dalam pelaksanaan
proyek ada tawar-menawar (trade off) antara berbagai pembatas. Jika kualitas
hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekuansi kenaikan biaya dan waktu.
Sebaliknya, jika biaya ditekan agar lebih murah dengan waktu pelaksanaan tetap sama,
maka konsekuensinya, kualitas bisa turun.
Gambar 1.1
Pembatas-pembatas dalam pelaksanaan proyek.
1.1
Macam-macam
proyek
Menurut jenisnya pekerjaanya, proyek bisa
diklasifikasikan antara lain sebagai berikut
1.
Proyek
Konstruksi
Proyek ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik.
Sebagai contoh
adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan
boiler.
2. Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru,
temuan alat baru, atau penelitian mengenai
ditemukannya bibit unggul untuk
suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul di lembaga komersial
maupun pemerintah.
Setelah sua tu produkb aru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul
pembuatan secara massal untuk dikomersialisasikan.
3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa
Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun
instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa:
• Perancangan struktur organisasi
• Pembuatan sistem in formasi manajemen
• Peningkatan produktivitas perusahaan
• Pemberian training
1.2
keberhasilan
majemen proyek
Manajemen Proyek dianggap sukses jika bisa
mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi
syarat berikut
• Dalam waktu yang dialokasikan
• Dalam biaya yang dianggarkan
• Pada performansi atau spesifikasi yang
ditentukan
• Diterima kustomer
• Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang
disetujui
• Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama
organisasi
• Tanpa merubah budaya (positif) perusahaan.
BAB II
SIKLUS HIDUP PROYEK
2.1 Pendahuluan
Proyek, sudah kita
bahas dalam bab sebelumnya dari segi karakteristik, ide munculnya, jenis proyek
dan mengapa manajemen proyek diperlukan. Proyek, seperti halnya produk, akan
mengikuti tahap-tahap tertentu dalam perkembangannya. Dalam setiap tahap akan
ada karekteristik tertentu dalam hal besarnya usaha (biaya yang dikeluarkan),
tingkat ketidakpastian, potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada, dan
sebagainya.
Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang
setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan produk biasanya diawali
dengan riset dan pengembangan (R&D), dilanjutkan dengan pembuatan desain,
pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut
mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Secara ringkas siklus hidup
produk ini bisa diberikan sebagai berikut
1. Riset dan pengembangan (R&D) Tahap penelitian pasar akan produk yang
diinginkan pasar, pembuatan model dan desain, pembuatan produk
2. Pengenalan ke Pasar Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan
pasar terhadap produk baru yang dimunculkan
3. Tumbuh Tahap di mana produk mulai mendapatkan
pembelian secara meningkat dari konsumen.
Gambar 2.1 Siklus hidup produk
2.2 Konsepsi
Secara umum tahap
konsepsi ini bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu: Inisiasi Proyek dan
Kelayakan. Berikuta dalah penjelasan masing masing subtahap.
1.
Inisiasi
Proyek
Proyek dimulai dengan ditemukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan
oleh user .Dengan kata lain bila user menemukan ide. Ide bisa berasal dari
bagian pemasaran, engineering, manufaktur ataupun R&D. Sedangkan yang
dimaksud user bisa berasal dari organisasi yang sama ataupun dari luar.
Inisiasi adalah titik di mana suatu ide tentang proyek lahir. Banyak user tahu
ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya. Perlu dilakukan
pengklarifikasian terhadap masalah kemudian mempertimbangkan solusinya.
Sebaiknya masalah diformulasikan dalam suatu pernyataan yang jelas, lalu tujuan
penyelesaian masalah itu ditentukan dan dicari alternatifs olusi yang mungkin.
2.
Kelayakan
Proyek
Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan
solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan
secara ekonomis dan bermanfaat .
Permintaan Proposal
Permintaan proposal atau Request For Proposal (RFP) dikirim kepada
pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang atau bidders list yang
dipunyai perusahaan atau pihak lain yang berminat. Dalam RFP ditentukan tujuan
proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos dan jadwal,
kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan (lihat lampiran). Para kontraktor
mengirim proposal sesuai dengan RFP, kemudian user memilih salah satu sebagai
pelaksana utama atau partner.
Kadang-kadang kontraktor tahu bahwa dengan apa-apa yang ditetapkan dalam
RFP dia tidak bisa memenangkan kontrak, tetapi tetap mengirim proposal sekedar
untuk membina hubungan baik atau agar namanya tidak terhapus dari daftar
peserta lelang atau bidders list. Kadang-kadang juga proposal dikirim tanpa
adanya RFP. Bila kontraktor atau konsultan melihata danya peluang untuk
melaksanakan suat u pekerjaan yang mengunhmgkan kedua pihak, user dan
konsultan, ia akan mengirim proposal proyek.
Proposal Proyek
Kontraktor perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan
proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak.
Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suatu
proyek didapatkan.
BAB III
ORGANISASI PROYEK
3.1 Pendahuluan
Suatu perusahaan, jika
berhasil maka cenderung berkembang, menambah sumberdaya dan orang, lalu
mengembangkan struktur organisasinya. Biasanya fokus dari struktur organisasi
adalah pengkhususan-pengkhususan atau spesialisasi orang pada bidang tertentu.
Selama struktur organisasi yang ada mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang
ada maka struktur lama tidak perlu berubah. Jika tugas mulai berkembang,
kondisi lingkungan berubah, teknologi berubah, tingkat kompetisi berubah dan
struktur yang ada mulai kewalahan menghadapinya, maka perlu dilakukan perubahan
struktur organisasi. Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur
organisasi, yakni:
• Berdasar produk Misalkan perusahaan General mempunyai pembagian
organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk beberapa divisi
seperti General Motor, General Food dan General electric.
• Berdasar lokasi Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya ber
dasarkan wilayah regional seperti Telkom Devisi Regional Jawa Timur atau Nokia
untuk wilayah Asia dan lain-lain.
• Berdasar proses Beberapa perusahaan mungkin membagi organisasinya
berdasarkan proses pembuatan produk. Misalnya organisasi dibagi menjadi
departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.
3.2 Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional
Sebagai salah satu alternatifu ntuk memberikan
tempat bagi proyek, kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi
fungsional dari suatu perusahaan. Organisasi fungsional membagi departemennya
berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal
fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan
sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya.
Gambar 3.1 memperlihatkan contoh struktur organisasi fungsional. Jika suatu
proyek merupakan proyek pengembangan yang melibatkan penerapan teknologi baru,
maka ia sangat cocok dikelola di bawah divisi produksi. Jika proyek yang
dimiliki berupa peluncuran produk baru ke pasar maka proyek layak dikelola
dibawah divisi pemasaran. Dalam hal ini personel bisa berasal dari unit
fungsional di mana proyek itu bertempat. Selagi diperlukan, personel bisa
berasal dari unit fungsionallain dalam organisasi tersebut.
Gambat
3.1 Organisasi fungsional.
BAB 5
PERENCANAAN PROYEK
5.1 Pendahuluan
Keberhasilan manajemen proyek ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih
bentuk organisasi, memilih pimpinan yang cakap dan pembentukan tim proyek yang
terintegrasi dan terorganisasi. Tetapi itu saja tidak cukup. Ada hallain yang
cukup serius untuk diperhatikan, yaitu apa yang harus dikerjakan oleh tim
proyek dan Manajer Proyek. Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan
fungsi dari perencanaan (planning). Sedangkan tindakanmemastikan bahwa rencana
dikerjakan dengan benar merupakan fungsi pengendalian (control). Dalam bab ini
akan dibahas mengenai perencanan pekerjaan dalam proyek. Perencanaan merupakan
hal sangat penting dalam manajemen proyek. Alasan-alasan berikut mendasari perlunya
perencanaan:
• Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian Dengan perencanaan
yang baik, apa yang perlu dikerjakan, kapan dikerjakan, memerlukan resourse apa
saja, risiko apa yang akan muncul, apa target tiap aktifitas akan menjadi
jelas. Hal-hal yang tidak pasti akan menjadi lebih pasti.
• Untuk memperbaiki efisiensi operasi Dengan perencanaan yang baik tentu
saja akan membuat pelaksanaan kegiatan proyek akan semakin efisien. Langkah
coba coba dan tidak jelas dasarnya akan membutuhkan biaya yang lebih tinggi.
• Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek Ketika
kita melakukan langkah perencanaan, salah sat u hal yang penting adalah
memahami apa tujuan yang akan dicapai dalam pengerjaan suatu proyek . Dari
tujuan ini bisa diturunkan aktivitas aktivitas apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan tersebut. Jadi pemahaman tujuan akan sangat penting ketika
melakukan perencanaan. Dengan perencanaan, kita akan lebih memaham apa tujuan
proyek yang akandikerjakan.
• Untuk memberikan dasar bagi pengendalian pekerjaan monitoring dan Kegiatan
monitoring dan pengendalian selalu membutuhkan acuan. Tanpa adanya acuan yang
jelas tidak mungkin dilakukan kegitan monitoring dan pengendalan yang baik.
Jadi jelas bahwa perencanaan penting dilakukan untuk menentukan acuan tentang
apa yang ingin dicapai sehingga proses monitoring dan pengendalan akan lebih
mudah dilakukan.
Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian
proyek adalah :
1. Sebelum proyekmulai ( danselama tahap konsepsi dan pendefinisan), sebuah
rencana dipersiapkan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas yang akan
dikerjakan, jadwal dan anggaran.
2. Selama proyek ( dalam tahap akuisisi) rencana yang telah dibuat
dibandingkan dengan performansi, waktu dan biaya yang sebenarnya terjadi
(aktual).
3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang terjadi sebenarnya,
tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbarui.
BAB 6
PENJADWALAN PROYEK
6.1 Pendahuluan
Setelah pekerjaan proyek dipecah-pecah menjadi
paket-paket pekerjaan, selanjutnya dapat dibuat penjadwalannya. Yang perlu
diperhatikan disini adalah waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian
apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Y ang perlu
dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktivitas. Sedangkan kejadian (events)
dan milestone hanyalah akibat dari selesainya aktivitas. Jika orang mengerjakan
pengecatan tembok maka itu disebut aktivitas, mulai atau selesainya pengecatan
adalah kejadian. Sedangkan aktivitas pembebasan tanah akan menghasikan
milestone tersedianya lahan untuk bangunan. Milestone digunakan untuk menandai
telah selesainya beberapa aktivitas yang kritis dan sulit. Bagi manajemen
puncak, jadwal proyek mungkin tidak perlu sedetail apa yang diperlukan oleh
personel operasional dilapangan. Jadwal dari aktivitas besar ini sering disebut
Jadwal Induk Proyek. Jadwal ini dikembangkan selama tahap inisiasi dan bisa
diperbarui setelah itu.
6.2 Diagram Perencanaan Dan Penjadwalan
Yang pertama dikembangkan dalam perencanaan dan
penjadwalan adalah Gantt Charts. Nama ini mengacu pada penemunya Henry L.
Gantt, seorang konsultan manajemen terkenal. Apa yang diperlihatkan dalam Gantt
Charts adalah hubungan antara aktivitas dan waktu pengerjaannya. Disini bisa
juga dilihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas mana yang
menyusulnya. Gantt Charts dibuat menyusul selesainya WBS.
Gambar 6.1 Gantt
Charts proyek Perancangan dan Implementasi SPC
BAB 9
PENGENDALIAN PROYEK
9.1 Pendahuluan
Tahap manajemen yang berikutnya setelah
pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam pelaksanaan
proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi
pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar
proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan
dalam rencana. Sehingga proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat
penting. Rencana yang bagus tanpa dibarengi dengan pengendalian yang baik
sangat mungkin tidak akan menghasilkan output proyek yang bagus dalam hal
jadwal, biaya dan performansi. Maka untuk melakukan pengendalian perlu adanya
perencanaan. Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian:
Perencanaan berkonsentrasi pada:
• penetapan arah dan tujuan
• pengalokasian sumberdaya
• pengantisipasian masalah
• pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan Sedangkan
pengendalian berkonsentrasi pada:
• pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
• penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
• perbaikanjkoreksi masalah
• pemberian imbalan pencapaian tujuan
9.2 Langkah-langkah dalam Pengendalian
Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian, yaitu:
1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan. Standar
ini bisa berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal dan
kebutuhan sumberdaya.
2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil
pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya
dan spesifikasi performansi yang direncanakan.
9.3 Pengendalian Internal dan Eksternal
Ada dua macam pengendalian dalam proyek ditinjau dari
tempat asalnya: pengendalian internal dan eksternal. Pengendalian internal
mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standar yang berasal
dari sistem kontraktornya. Sedangkan pengendalian eksternal didasarkan pada
prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user.
BAB 12
MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK
12.1 Pendahuluan
Sebagian besar orang yang pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada
satu hal bahwa yang paling sulit adalah mengatur orang. Baik organisasi bisnis
maupun organisasi nirlaba, permasalahan antar manusia adalah yang paling sulit
diatasi. Karena dalam interaksinya seringkali terjadi apa yang dinamakan
konflik. Konflik yang tidak dikelola dengan baik sangat berpotensi untuk
menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Pandangan tradisional menganggap
konflik sebagai hal yang harus dihindari, tidak sehat dan sebagai masalah.
Pandangan ini dianggap kurang benar dalam perspektif manajemen proyek. Dalam
pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya
konflik baik antara orang, antara departemen atau anatara tim proyek dengan
user. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen
proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini. Seorang manajer
proyek harus menaruh perhatian terhadap masalah ini.
12.2 Munculnya Konflik
Dalam suatu organisasi adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut
seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang
sering dibentuk jika ada proyek baru. Di sini akan seringkali terjadi
pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal, sehingga orang
harus bekerjasama dengan orang-orang baru. Saling mementingkan bagiannya agar
pekerjaan di bagiannya berhasil, juga dapat memperbesar potensi konflik antar
departemen atau seksi. Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang·
orang dalam tim, antar departemen, antara user dan kontraktor, antara tim
proyek dan staf fungsional.
12.3 Manfaat Adanya Konflik
Konflik yang dikelola secara benar bisa membawa dampak positif bagi
organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak-dampak positif yang bisa
muncul antara lain:
1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan pendekatan baru
dalam menyelesaikan masalah
3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya
masalah tersebut
4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas
seseorang
6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk
menguji kapasitas kemampuannya.
BAB 13
MANAJEMEN RESIKO PROYEK
13.1 Pendahuluan
Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya.
Bagaimana melaksanakan proyek sesuai jadwal dan biaya yang direncanakan adalah
fokus dari manajemen proyek. Sejak pertengahan 1980, perusahaan mulai menyadari
perlunya kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke dalam risiko jadwal dan
biaya. Proses manajemen risiko dikembangkan dan diimplementasikan sehingga
informasi mengenai risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci. Manajemen
risiko sangat penting pada kondisi di mana ada taruhan yang besar dan
ketidakpastian tinggi. Manajemen Risiko pada proyek meliputi langkah memahami
& mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi
bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan
penanganan risiko. Manajemen Risiko yang proaktif akan mengurangi jumlah
masalah, memperbaiki keberhasilan pelaksanaan proyek. Dalam bab ini kita akan
membahas subtopik berikut
1. Risiko
2. Definisi Manajemen Risiko
3. Toleransi Terhadap Risiko
4. Proses Manajemen Risiko
Risiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi
dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari
satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang
positif maupun negatif.
13.2 Toleransi Terhadap Risiko
Ada beberapa perilaku orang, individu at au tim dalam
menghadapi risiko. Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau kelompok dalam
menghadapi risiko, yaitu penghindar risiko (risk avoider), netral dan pencari
risiko (risk seeker). Tiga tipe ini diperlihatkan dalam Gambar 13.2 berikut
sebagai fungsi toleransi terhadap risiko. Fungsi ini menyatakan bagaimana
toleransi atau kepuasan (sumbu y) berubah jika taruhannya atau payoff (sumbu x)
berubah.
Gambar
13.2 Fungsi toleransi terhadap
risiko (a)Penghindar, (b) Netral, (c) Pencari
